Собствен бизнес: аутсорсинг на счетоводни и одиторски услуги

* Изчисленията използват средните данни за света

В Русия, в сравнение с развитите капиталистически страни, пазарът на аутсорсинг услуги не е толкова добре развит. Достатъчно голям брой компании не се доверяват на прехвърлянето на важните си бизнес процеси на организации на трети страни, въпреки факта, че такива организации могат да изпълнят възложената им задача много по-ефективно и ефикасно, като в същото време изискват няколко пъти по-малка сума за заплащане на услугите си, отколкото Общите разходи за обслужване на този бизнес процес за самата компания.

Понастоящем голям брой от всички възможни бизнес процеси са възложени на външни изпълнители, но един от най-популярните (ако не и най-популярният) счетоводен аутсорсинг е, защото такъв бизнес процес изисква участието само на компетентни и висококвалифицирани специалисти, които изискват подходящо заплащане за своите услуги., но в същото време счетоводството не влияе по никакъв начин на печалбата на организацията, тоест се отнася изключително за разходи. Пазарът на счетоводния аутсорсинг в момента само се развива и начинаещ предприемач може да започне собствен бизнес на сравнително ниска цена, като същевременно бързо спечели значителна част от пазара. Основният проблем в това начинание може да е привличането на клиенти, но това не влошава възможностите и перспективите на такова начинание, защото компетентен лидер винаги ще намери начин да предложи услугите си на потенциални клиенти и да го убеди в целесъобразността на тяхната транзакция.

За да започнете, трябва да се регистрирате като стопански субект. Ако се предполага, че работи в областта на одита на счетоводния отчет, е необходимо да се регистрира юридическо лице, предпочитаната форма е дружество с ограничена отговорност, тъй като по закон одиторската служба не може да бъде отворено акционерно дружество или публична организация. В тази връзка, ако човек не иска да се занимава с частна одиторска практика, трябва да създаде своята компания. Независимо от това, всички тези ограничения правят възможно извършването на счетоводни дейности, включително аутсорсинг на въвеждането на чуждестранно счетоводство. При счетоводните услуги като цяло всичко е много по-просто, следователно е по-целесъобразно в случаите, когато дадена компания предлага счетоводни и одиторски услуги да се регистрира именно като одитна служба с разширен списък с услуги. Дори самата дейност попада само в един класификатор, който включва както счетоводство, така и одит - (OKPD 2) 69.2 Услуги в областта на счетоводството; относно финансовия одит; относно данъчните съвети. Трябва само да се отбележи, че говорим за одита на финансовите отчети, който обикновено се отнася до поддържането и проверката на счетоводството. Самият термин одит е много по-широк и може да означава напълно несвързан и доста различни видове.

На 1 януари 2010 г. беше отменено задължителното лицензиране на одиторските фирми, но се появиха нови условия за регистрация на такива офиси. Най-важната иновация е необходимостта от присъединяване към подходяща организация за саморегулиране. Това може да бъде трудно, тъй като в Русия има много малко такива саморегулиращи се организации и това се дължи преди всичко на факта, че СРО в областта на одита трябва да бъде организация с нестопанска цел с поне 700 физически или 500 юридически лица. От друга страна, понастоящем на пазара има само процъфтяващи, доста големи и следователно надеждни и високо способни одиторски саморегулиращи се организации на пазара.

Следващият важен момент е, че регистрирането на вашата одиторска компания е най-лесното и препоръчително в случай, че самият предприемач е одитор, работил широко в тази област (поне 2 години) и има съответното образование. Това се дължи на факта, че основателите на одитната служба трябва да включват хора, които сами работят като одитори. Според закона 51 процента от минималния разрешен капитал на една организация трябва да принадлежи на одитори или одиторски организации, следователно, за да избегнете рискове, не трябва да се занимавате с такива дейности, ако не е възможно да имате значителен дял от упълномощения капитал на вашата компания. Ръководителят също трябва да бъде одитор, във връзка с който предприемач, който няма отношение към одиторската дейност, може да отвори такава организация, ако е уверен в своите партньори и може напълно да им се довери, действайки просто като инвеститор на такова предприятие. И накрая, последното ограничение е, че компанията трябва да има поне трима одитори, но това не би трябвало да е проблем, тъй като наемането на по-малко хора все още не си струва. Има още едно условие за работата на одиторската компания. Факт е, че в процеса на своята работа той трябва да може да предостави писмени препоръки на поне трима одитори, които не са негови служители или учредители, тоест ще трябва да се обърне към дружества на трети страни или към частни одитори на трети страни, за да получи такива заключения. Когато регистрирате вашата компания, ще трябва да предоставите определен пакет документи, който включва:

1. Учредителни документи на дружеството

2. Документ, който потвърждава, че юридическо лице е включено в Единния държавен регистър на юридическите лица

3. Списъкът на учредителите на дружеството, посочващ одиторите, и неговият личен извлечение от регистъра на одиторите

4. Списъкът на одиторите с приложени извлечения от регистъра, които са служители на одиторското дружество въз основа на трудови договори

5. Документи, регулиращи разпределението на дяловете

6. Най-малко три писмени препоръки от одитори, които не са служители или учредители на организацията за потвърждаване на безупречната репутация на търговска компания

7. Копие на одобрените „Правила за осъществяване на вътрешен контрол на качеството на работа“

В съответствие с разпоредбите на закона одитната служба може да извършва следните услуги:

1) организация и поддържане на счетоводството;

2) оценка на надеждността на подготовката и отчитането;

3) проверка на състоянието, използването и запазването на имуществото;

4) анализ на сигурността на собствените средства на дружеството;

5) контрол и оценка на финансовата стабилност на предприятието, платежоспособността;

6) отговорно управление и развитие на системата за управление на предприятието;

7) оценка на качеството на работа на предприятията;

8) съвети относно данъчното облагане и изпълнението на дисциплини;

9) планиране и състояние на контрола в стопанството;

10) нормиране и стимулиране;

11) помощ при организиране и оценка на технологията на производство;

12) провеждане на бизнес процеси.

Като цяло трябва да се каже, че самата одитна дейност първоначално е вид аутсорсинг услуга, тъй като компанията не може да има одитор в своя персонал и във всеки случай е принудена да се свърже с организация на трета страна или с трети специалист, за да оцени дейността си. Човек обаче трябва да разбере, че одитът също е разделен на задължителен и вътрешен одит, и въпреки че това разделяне е донякъде неправилно от правна гледна точка, за най-лесно стартиращата компания е да се съсредоточи върху тези две области. Въпреки това преобладаващото мнозинство от малките компании, които искат да предоставят одиторски услуги на своите потребители, най-често се фокусират върху работата с мениджърите на компаниите, които искат да проведат незадължителен вътрешен одит, за да проверят документацията и финансовите си отчети, преди да я представят на регулаторните органи или просто да оценят изпълнението на своите професионалисти и откриват грешки в своята дейност. Това се отнася предимно за компаниите, които имат доста голям брой подразделения и клонове, поради което не могат постоянно и изцяло да следят работата на своите служители и дори ръководителите на тези отдели.

Що се отнася до задължителния одит, това е проверка на счетоводните отчети на такива юридически форми на организации като акционерни дружества, както и банки, фондове, борси и предприятия, в чийто дял от разрешения капитал има средства на чуждестранни инвеститори. Има и други големи организации, списъкът на които е установен с регулаторни правни актове и поради това също трябва да се подлага на ежегоден задължителен одит. Те включват, съгласно Федералния закон 400-FZ от 18.08.2019 г., компании, чиито активи надвишават 60 милиона рубли или чиито приходи са повече от 400 милиона рубли за отчетния период, тоест за годината. Всички останали компании не са задължени да преминат задължителен одит и тази характеристика трябва да бъде взета предвид в началото на работата, защото ако няма цел да се работи с организации, които са принудени да преминат годишен одит, тогава пазарът трябва да бъде оценен за потенциални клиенти.

Най-простият пример е, че в малък град е малко вероятно да има достатъчно голяма компания, която счита одита за подходящ. Дори и да има организации от този вид, трябва да разберете, че те ще го поръчват сравнително рядко и одитният офис няма да може да получава достатъчен брой поръчки, което означава, че скоро ще фалира поради липса на търсене или нисък интерес към неговите услуги. Освен това, заслужава да се отбележи, че от 2013 г. в Русия са приети „Федерални правила (стандарти) за одиторска дейност (PSAD)“, които понастоящем изцяло се основават на международните правила за одит - MCA. За одиторите тези правила няма да бъдат разкритие, огромното мнозинство от съвременните специалисти вече работят в съответствие с тези установени стандарти, но когато регистрират фирмата си, този факт трябва да се вземе предвид, за да не бъде преследван или дисциплиниран от саморегулираща се организация.

Сега си струва да се спрем по-подробно на аутсорсинга на бизнес процеса за счетоводство. Въпреки факта, че това е един от най-често срещаните видове аутсорсинг, който позволява на компанията значително да спести разходите си, има редица проблеми в такова начинание. Въпреки това, най-сериозният проблем все още е психологията на потенциалните потребители и техния персонал. Факт е, че счетоводството се отнася до известна степен за класифицирани данни, въпреки че тези данни се прехвърлят в съответните структури, тоест са законно отворени. Не е тайна, че определен процент от предприемачите практикуват воденето на „черна счетоводство“. Въпреки това, такива бизнес субекти е по-добре да останат насаме със своите проблеми. По-добре и по-лесно е да се концентрираме върху организации, които не се стремят да заблудят държавата и редовно плащат данъци. Въпреки това, дори и в този случай, мениджърът не винаги е готов да прехвърля информация за счетоводството си на трета компания. В допълнение към някои обективни фактори, това зависи и от манталитета и характеристиките на правенето на бизнес в тази страна. Казано по-просто, това е външен фактор, на който възложителят трудно може да повлияе и затова е принуден да се свърже само с компании, които първоначално са готови да сътрудничат на счетоводна аутсорсинг компания.

Много е трудно да се убеди потенциален потребител, че възлагането на този бизнес процес е абсолютно безопасно за него и освен това му позволява да спести значително. Повечето възложители изобщо не се стремят да провеждат каквито и да било преговори и да популяризират своите услуги, като предпочитат да работят само с тези клиенти, които са се свързали със себе си. Това дава възможност на начинаещия предприемач да покрие онзи сегмент от пазара, на който никой конкурент не работи. Трябва обаче да разберете, че ситуацията на пазара може да бъде много различна, тъй като големите компании с много сложни счетоводни отчети предпочитат да наемат своите счетоводители в държавата по основателна причина, защото в този случай можете да разчитате на по-бързо решение на проблема си (въпреки че добър аутсорсър ще реши проблема така или иначе по-бързо), за да се запази поверителна информация, включително свързана не само със счетоводството, но и с цялото предприятие като цяло, сред които наистина може да има информация, която може да се използва срещу самата компания или те ще разкрият информация, която е официална, но интересна за конкурентните организации.

От друга страна, счетоводството в много малки предприятия и особено на отделни предприемачи не е особено трудно, дори неподготвен човек може да овладее умението да подготвя счетоводни отчети, ако отдели време и усилия за обучение. В тази връзка за някои мениджъри и индивидуални предприемачи е много по-лесно да съставят един или два документа самостоятелно веднъж месечно, след което те прехвърлят информация в данъчната структура, отколкото да започнат сътрудничество с трета страна и все пак да й плащат парите за това.

Въз основа на гореизложеното може да се каже, че потенциалните потребители, на които трябва да се разчита на първо място, са индивидуални предприемачи и юридически лица, счетоводство, в които се извършва значителна част от разходите и които в същото време нямат достатъчно ресурси за осигуряване на този бизнес -процес без значителни разходи. Такива компании, които естествено изпитват проблеми с счетоводството, убеждавайки, че аутсорсингът наистина може да помогне при решаването на този сравнително прост въпрос, е много по-опростен. Тази категория трябва да включва преди всичко средни предприятия, които имат установен производствен цикъл или просто заемат значителен пазарен дял в рамките на своите възможности, но в същото време се стремят да оптимизират разходите си и да подобрят своите резултати с всички налични средства.

Друг съществен недостатък в тази посока е неразработената законодателна рамка, в която няма достатъчно ясни и точни правни актове, които биха могли да регулират дейността на счетоводните възложители и техните взаимоотношения с клиенти. Това се отнася преди всичко за съставянето на договорите, тъй като към момента все още не са разработени стандарти, които отчитат спецификата на този вид дейност. Други проблеми включват факта, че законът няма ясни понятия за определяне на задачите и целите на възложителя, неговите задължения и отговорности не са посочени, което в голяма степен плаши определен процент от потенциалните потребители, които се страхуват да прехвърлят важна информация на трета компания и след това, ако някои проблеми не получават обезщетение. Тук може да се отбележи, че добрата компания винаги цени репутацията си и при никакви обстоятелства няма да рискува да действа в интерес на своя клиент, освен ако, разбира се, това не е в рамките на закона, така че в повечето случаи всички тези страхове на потребителите не са оправдани. Предвид манталитета на руските предприемачи, които в по-голямата си част винаги са съсредоточени само върху краткосрочната печалба, страховете на клиентите могат да бъдат разбрани.

В обобщение може да изглежда, че аутсорсингът в счетоводството е неподходящ и не печеливш в тази страна. Всъщност пазарът, макар и не напълно готов, но в същото време ситуацията непрекъснато се развива в даден момент от време, е много по-добър, отколкото преди няколко години, така че можем да говорим за перспективи и възможности. Една добра компания, която предлага аутсорсинг на счетоводно отчитане, трябва да се ръководи само от съвременни и прогресивни бизнес принципи. На първо място, разбира се, че е необходимо да се наемат само квалифицирани служители, които в същото време се занимават само със собствен бизнес и са професионалисти с дългогодишен опит. В никакъв случай счетоводителите с лоша репутация или хората, които току-що са усвоили лошо овладяването на тази специалност, работят за компанията. Това е един от основните критерии, чрез които една компания оценява потребителя. Изискванията му са изключително прости - отчитането трябва да бъде съставено без грешки, да бъде перфектно проверено, да бъде предоставено навреме при първото искане.

В този бизнес просто трябва да изпълнявате основната си задача възможно най-ефективно. Особенно ценится контора, которое может заниматься бухгалтерией любых предприятий и фирм, в том числе и индивидуальных предпринимателей, и некоммерческих организаций. Также компания-аутсорсер имеет возможность застраховать свои риски и тем самым дать гарантию своему клиенту в том, что даже в случае какой-либо проблемы он действительно сможет получить возмещение ущерба. Это выгодно отличает аутсорсинговую компанию от внутреннего штата бухгалтеров, в котором не исключён человеческий фактор и который состоит из физических лиц, априори несущих меньшую ответственность.

Нельзя забывать и о цене, вернее об экономии, которую может достичь потребитель. Здесь действует стандартный принцип аутсорсинга: все сотрудники аутсорсинговой компании занимаются проектами и задачами сразу нескольких компаний, имеют более полную загрузку и способны более качественно и быстро выполнять свою работу за счёт высокой квалификации, знаний и опыта. В разных случаях экономия действительно может быть очень разной, её нужно рассчитывать индивидуально, но в среднем величина расходов на бухгалтерию, которая передана на аутсорсинг, меньше величины расходов на внутренний штат бухгалтеров на 50 процентов. При этом нужно учитывать не только экономию денежных средств, но и сил и времени руководство компании и ответственных менеджеров.

Также стоит отметить, что аутсорсер избавляет своего клиента от некоторых других проблем, например, бухгалтерия будет доступна партнёру в любое время, и он никогда не столкнется с тем, что ведение бухгалтерии будет прервано по каким-либо причинам - болезнь или плановый отпуск сотрудников. Хорошая компания в дополнения должна позаботиться об организации единой информационной базы, которая соединяются с информационными базами своих потребителей; в этом случае партнёр имеет всегда доступ к своей бухгалтерии через специализированные программы. Удалённый доступ позволяет привлечь дополнительных клиентов, дать им некоторые гарантии и даже преодолеть барьер их недоверия к аутсорсеру.

Что касается стартовых инвестиций в подобный проект, то нужно сказать, что открытие аудиторской конторы обойдётся скорее всего на порядок дороже, чем открытие простой бухгалтерской компании. Связано это с необходимостью аудиторской фирмы получить членство в саморегулируемой организации, которая устанавливает свои требования к поступающим членам, а значит требует от них вступительных и, возможно, ежемесячных взносов. Однако если рассматривать непосредственно сумму денежных средств, необходимых на открытие своей фирмы, то она приблизительно равна для аудиторской и чисто бухгалтерской компании. Целесообразно совмещать ведение этих видов деятельности, потому что сумма расходов увеличится незначительно, но откроются новые перспективы и будет больше возможностей для получения дохода.

В целом для открытия средней конторы потребуется не более 500 тысяч рублей, в которые входит аренда офиса в хорошем месте в городе, косметический ремонт помещения, закупка мебели и офисной техники, регистрация юридического лица и формирование фонда оплаты труда на первый месяц работы. При этом некоторые средства пойдут на проведении своей рекламной кампании, которая включает в себя размещение информации о фирме в средствах массовой информации, к которым относятся местное радио, телевидение, пресса, тематические порталы в интернете.

Стоимость услуг аудиторской фирмы всегда рассчитывается индивидуально и лежит в очень широком ценовом диапазоне, потому что зависит от большого количества факторов, в то время как для ведения бухгалтерии минимальная стоимость услуг составляет от 1 до 5 тысяч рублей в месяц в зависимости от региона, но это самый минимум, который предполагает составление всего одного документа. То есть тут доход организации формируется в зависимости от объёмов работы, а также от сложности проведения бухгалтерской отчётности. Некоторые дополнительные услуги как, например, предоставление удалённого доступа могут быть как платными, так и бесплатными для клиента.

Подобный бизнес является достаточно сложным, доступным только для профессионалов этой сферы, но, учитывая постоянное развитие рынка и развитие предпринимательства вообще, можно сказать, что уже сегодня в этом направлении можно построить свой успешный и процветающий бизнес, который в будущем будет только развиваться расширяться.

Матиас Лауданум

(в) www.clogicsecure.com - портал за бизнес планове и ръководства за малък бизнес

08.18.2019